ものづくり補助金採択後の手続き！～完了検査～
補助事業に関して、最後には「実績報告」を行い、経費が適正に支出されているか、購入した物件が適切に管理されているかを報告、事務局がチェックする「完了検査」が行われます。
これ、結構補助事業の途中からしっかり準備しておくことが重要で、書類不備等で何度も事務局とやりとりをすることになってしまいます。
今回は、完了報告の流れをご説明と、予めの注意点をお話ししようと思います。
それぞれの補助金ごとに方法は違いますので、ここでは「ものづくり補助金」についてお話しします。
完了検査で必要な書類
ものづくり補助金の場合は「実績報告資料」としてそれぞれの資料ごとにZIPファイルを作成します。
A‐１ 実績報告書
A-2 出納帳
A-3 預り金
実績報告書は、「様式６の別紙１」「様式６の別紙２」「様式７」試作品を作り、それを提供し評価（モニター）してもらいその評価を受け取った場合は「様式１２」という所定の様式に補助事業の具体的内容と効果を記載します。ZIPにまとめるときは様式６のその１と様式１２は「PDF」に変換します。
ここで記載ポイントなんですが、割とよくあるのが「効果が抽象的」といったことがよくあります。例として「高品質な製品製造に成功した」「作業時間が一定程度削減できた」といった記載です。
ここで記載するのは表やグラフがあれば良いですが、ポイントとしてしっかりと数字で記載する必要があるという事です。
「高品質な製品製造に成功した」とするならば、定義として、たとえば「壊れにくさ」をあげたとします。その場合は「〇〇という方法で耐久テストを行い、既存製品は〇で製品に故障が生じたものに対し、本製品では△という数値まで耐久することがわかった。これは、業界製品の一般的な耐久数値である■にくらべ３０％程度耐久性に優れる結果となった」
といったような記載です。
これはものづくり補助金の申請時に「期待できる効果」としてあげていると思いますので、その成果と比べてどうだったかも記載すると良いでしょう。
これに関しては、詳しく「実績報告資料等作成マニュアル」に載っていますので、これを踏まえて、地域事務局や認定支援機関、ほか相談して作成しましょう。
出納帳は、預金出納帳や現金出納帳のほか、通帳のコピーを表紙含み用意します。
専門家経費を支払った場合は「預り金」と元帳と納付書のコピーを添付します。
経理書類一式として下記の書類を添付します。下記の書類をひとつのフォルダにまとめます
■見積依頼書（仕様書）
■見積書
■相見積書
■注文書または契約書
■受注書
■納品書
■請求書
■振込依頼書
そして、それとは別に下記の書類を添付します。
■費目別支出明細書
■画像データ（写真）
■受払簿
これに関しては、事前から書類を気を付けて収集しておけばとは思いますが、割とあるのが、「見積依頼書」がない、「受注書」がない。といったあまり普段から用意しない書類も用意する必要があるという事です。
そして、費目別、たとえば「機械設備費」だった場合、それぞれの書類の右上に「機ー１」と管理番号を振ります。これはワタクシはいつも手書きだったりします。
同じ見積もりの中に複数の費目がある場合、明細欄の横に機ー２とか記載します。
納品書には「検収印」が必要です。印ではなく手書きでも大丈夫です。ポイントは「日付、検収担当者の氏名、検収という文字」をわかるように記載する事です。
「振込依頼書」って何？ですが、これは銀行などにある振込依頼書です。
これは文字で書いてもわかりにくいので参考画像を添付します。
手順としては
改めて完了報告の際には多くの書類が必要になります。
案外あとで冷や汗をかかないようにその都度、書類をとっておくことが大事です。
ですので、完了報告の手順として、まず最初に「書類の不備が無いか」確認しておくことが重要です。
実績報告書の作成、書類取りまとめについてのご相談は
地域事務局の指導の下、期限までに確実に行う必要があります。
期限を過ぎてしまうと補助金が交付されないこともありますので、しっかりと余裕をもって行いましょう。
今回は概要をご説明しましたが、ご状況は事業者様それぞれだと思います。
もし、お手伝いできることがあればキタゴウ行政書士事務所にご相談ください！
